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扣税的基本原则：不是公司付款就一定可以扣
公司费用要成为可扣除费用，核心是它必须和产生业务收入有关，并且有完整支持文件。LHDN slide 引用 Section 33 ITA 1967 的原则：费用一般需要 wholly and exclusively incurred in the production of income。同时也要看 Section 39 和其他限制条文，因为有些费用即使公司真的付款，也不允许扣除。
公司用银行户口付 RM3,000，并不自动等于 RM3,000 可以扣税。Tax agent 会问：这笔钱为了什么业务收入？谁收款？有没有 invoice？是否属于私人、资本性或被税法禁止扣除的项目？
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通常可扣除的常见公司费用
以下是 LHDN slide 列出的常见 allowable expenses。实际仍需看行业、业务用途和文件。
| 费用项目 | 英文关键词 | 老板要准备什么 |
|---|---|---|
| 员工薪金、津贴、EPF、SOCSO | Salary, allowance, EPF, SOCSO | Payroll records、payslip、EPF/SOCSO proof |
| 商业保险 | Business insurance | Policy、invoice、payment proof |
| 办公室或店铺租金 | Rental of premises | Tenancy agreement、stamping、rental receipt |
| 广告与促销 | Advertisement to promote sales | Invoice、campaign proof、sales purpose |
| 水电、电话、网络 | Electricity, water, telephone, internet | Bill、business address、payment proof |
| 执照更新 | Renewal of licence | Licence copy、renewal receipt |
| 维修与保养 | Repair and maintenance | 说明是维修，不是改善或新增资产 |
| 打印、文具、员工培训 | Printing, stationery, staff training | Invoice、training details、participant list |
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Gift、sample 和 entertainment：最容易混淆
礼品和娱乐费不是全部一样处理。LHDN slide 列出 promotional samples、trading product gift、company logo gift、employee entertainment 等可扣场景；但 potential customer entertainment 风险较高，existing customer 和 supplier entertainment 通常只有 50% allowable。
| 场景 | 通常处理 | 例子 |
|---|---|---|
| Promotional samples | 通常可扣 | 新产品样品派发给潜在买家 |
| Gift with company logo | 通常可扣 | 印有公司 logo 的 notebook、calendar |
| Entertainment to employees | 通常可扣 | 员工年度晚宴、team lunch |
| Entertainment to existing customers | 通常 50% | 与现有客户讨论续约的午餐 |
| Entertainment to suppliers | 通常 50% | 供应商业务会议餐费 |
| Entertainment to potential customers | 高风险 | 还没有业务关系的招待费用 |
如果 RM800 是员工培训后的团队午餐，通常比较容易解释为员工福利；如果是和现有客户讨论续约，可能需要按 entertainment 规则看 50% 扣除；如果只是招待潜在客户、没有会议记录或业务 follow-up，扣除风险会高很多。
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Section 34(6)：特别允许扣除的社会与政策性费用
LHDN slide 提到 Section 34(6) 下某些费用即使未完全满足一般 business expense 标准，也因政府政策或公共利益而特别允许扣除。老板不一定常遇到，但如果有相关项目，应保留完整文件。
为 disabled employee 提供设备的支出。
Publication in National Language 的相关支出。
Donation to libraries，需确认是否符合规定。
Public amenities、charity 或 community project。
为员工福利设立或维护 childcare centre。
Musical/cultural group 或 art/cultural event sponsorship。
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通常不可扣：未实际发生、会计 provision 和 depreciation
有些项目会出现在账目里，但税务上通常不允许作为普通费用扣除。LHDN slide 列出 provision of expenses、general provision of bad debt、depreciation、loss on disposal of capital assets、unrealised foreign exchange loss 等。
| 项目 | 为什么要小心 | 常见处理 |
|---|---|---|
| Provision of expenses | 只是预计费用，未必实际发生 | 等实际发生并有文件再判断 |
| General bad debt provision | 一般坏账准备不是 specific trade debt written off | 需看具体债务和追收记录 |
| Depreciation | 会计折旧不是税务扣除 | 看 Capital Allowance |
| Loss on disposal of capital assets | 资本资产处置损失通常不是普通费用 | 需税务调整 |
| Unrealised forex loss | 未实现汇兑损失通常需调整 | 看实现与否及交易性质 |
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Capital expenditure：很多老板以为是费用，其实可能不是
资本性支出通常不是当年普通 expense。LHDN slide 列出 pre-commencement expenses、购买/改善/改造资本资产、保护资产 title 的费用、装修或建筑成本、first painting、licensing and registration expense、trademark registration、company logo design fee、买产业或银行贷款相关 legal fee 等。
RM4,000 laptop
电脑用于公司业务，但通常不是直接 expense，而是看 capital allowance。
RM15,000 renovation
装修可能属于 capital expenditure，不应简单放进 repair and maintenance。
RM8,000 logo design
LHDN slide 把 company logo design fee 列在 capital expenditure 类别，需小心处理。
Legal fee for bank loan
银行贷款或购买产业相关 legal fee 通常不是普通运营费用。
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Prohibited / restricted expenses：私人、罚款、withholding tax 和车辆限制
Section 39 和相关限制会让某些费用不能扣，或只能部分扣。LHDN slide 特别提到 domestic/private/capital expenditure、fines and penalties、tax penalties、non-approved donations、未缴 withholding tax 的非居民付款、approved schemes 超过 19% employee remuneration 的 employer contribution，以及 passenger car lease rental 限制。
| 项目 | 状态 | 老板例子 |
|---|---|---|
| 董事私人消费 | 通常不可扣 | 家庭用品、个人旅行、私人手机配套 |
| 罚款与税务 penalty | 通常不可扣 | Traffic summons、late filing penalty、tax penalty |
| 未缴 withholding tax 的非居民付款 | 高风险 | Royalty、technical fee、contract payment 给 non-resident 但未处理 WHT |
| Employer contribution 超过限制 | 受限制 | Approved scheme 超过员工 remuneration 19% |
| Passenger car lease rental | 受限制 | 超过 RM50,000 或特定条件 RM100,000 的限制 |
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Capital Allowance：资产购买不是普通费用，但不代表完全不能扣
购买业务资产的支出通常以 Capital Allowance 方式替代 depreciation 扣除。LHDN slide 提到 Initial Allowance 一般为 20%，Annual Allowance 例子包括 computer and ICT equipment 20%、motor vehicles/heavy machinery 20%、plant and machinery 14%、office equipment/furniture/fittings and others 10%。
公司买 laptop 给员工工作使用，不应简单当成 stationery 或 office expense。会计上可能记录为 fixed asset；税务上通常看是否符合 capital allowance 条件，再按适用类别逐年扣除。
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老板实务 examples：这些费用应该怎样想
Staff training
如果培训和员工工作相关，并有 invoice、课程资料和 participant list，通常较容易支持。
Traffic summons
即使是公司车，罚单通常不是正常可扣业务费用。
Specific trade debt written off
需证明是具体贸易债务、已采取追收行动，并符合写销条件。
私人费用
董事个人购物或家庭开销不应混入公司费用；若公司代付，可能要看 director account。
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文件 checklist：没有文件，再合理也很难解释
收款方、日期、金额、服务或货品说明。
银行转账、card statement 或 payment voucher。
费用与哪一个客户、项目、员工或收入活动有关。
客户名单、员工名单、meeting note、training attendance。
租约、服务合约、loan agreement、claim schedule。
普通 expense、capital asset、entertainment、donation 或 director account。
本文参考 LHDN Allowable and Non-Allowable Expenses slide（updated 11/05/2022）及 LHDN Company FAQ。实际扣除仍需看最新 ITA 1967、public ruling、公司行业、文件完整度和税务代理判断。
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官方资料与免责声明
本文仅供一般教育用途，不构成个别税务意见。税率、扣除、申报期限及优惠资格可能因最新法规和公司情况而变化；作出决定前，请咨询税务专业人士或参考 LHDN 最新资料。